Les modalités ci-dessous sont prévues pour une annexe au contrat professionnel. Le nom légal de l’entrepreneur et l’identité contractuelle exacte des prestataires restent à compléter. Les procédures de restitution, suppression et expiration des sauvegardes doivent être opérationnelles et vérifiées avant signature. Cette publication seule ne vaut ni signature ni activation d’un contrat.
Version du 1er novembre 2026.
1. Parties et entrée en vigueur
Le client professionnel identifié dans le contrat est responsable du traitement des données personnelles qu’il confie au service. L’entreprise individuelle exerçant sous le nom commercial DialloHooks, située au 7 rue des heulines, 95000 Cergy, intervient en qualité de sous-traitant pour ces données. Son nom légal complet doit figurer au contrat signé.
Le présent accord doit être annexé ou incorporé par référence au contrat signé, avec sa date et sa version. Il s’applique pendant la fourniture du service puis, pour les obligations de confidentialité, de restitution et de suppression, jusqu’à leur accomplissement. Les mises à jour du site ne modifient pas automatiquement l’accord signé.
Les traitements réalisés par DialloHooks pour ses propres finalités, notamment la gestion commerciale de ses clients, sont distincts et décrits dans la politique de confidentialité. En cas de contradiction concernant les données confiées, le présent accord prévaut sur les conditions générales du service, sans déroger au RGPD.
2. Objet, nature et catégories de données
Le traitement consiste à recevoir, stocker, organiser, consulter pour les besoins autorisés du service, transmettre et afficher les contenus de l’organisation sur les appareils qu’elle a liés, puis à restituer ou supprimer les données. Sa finalité est la communication professionnelle et la gestion de l’affichage dynamique demandées par le client.
- Données : noms, fonctions, portraits, coordonnées professionnelles, calendriers et événements, ainsi que les informations professionnelles figurant dans les médias et contenus confiés.
- Personnes concernées : agents, salariés, intervenants, représentants et contacts professionnels de l’organisation, et personnes mentionnées dans ses communications autorisées.
- Périmètre : espaces professionnels, contenus, métadonnées nécessaires à leur diffusion et appareils associés, dans les limites du contrat.
Ce service n’est pas destiné au traitement de catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD, ni de données relatives aux condamnations et infractions. Le client ne doit pas y déposer de telles données ou de documents confidentiels : les médias peuvent être accessibles par leur URL et les écrans sont visibles dans leur lieu d’installation. Tout besoin différent nécessite un examen préalable et un accord adapté avant traitement.
3. Instructions et responsabilités
DialloHooks traite les données uniquement sur instructions documentées du client, notamment le contrat et les opérations effectuées par ses utilisateurs habilités dans AlfaBoard. Il ne réutilise pas les contenus confiés pour ses propres finalités. Le client détermine la base légale, informe les personnes et dispose des droits nécessaires pour communiquer leurs données.
DialloHooks informe immédiatement le client si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou aux autres dispositions applicables à la protection des données. Si un traitement est imposé par la loi, le client en est informé préalablement sauf interdiction légale pour des motifs importants d’intérêt public.
4. Confidentialité et sécurité
Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité et leurs accès sont limités aux besoins de leur mission. Les mesures confirmées pour le déploiement sont HTTPS et le contrôle des droits d’accès par organisation et rôle.
DialloHooks et le client évaluent les risques du traitement. Avant signature, une annexe de sécurité doit décrire les mesures réellement appliquées au titre de l’article 32 du RGPD, notamment les accès opérateurs, la gestion des incidents, les sauvegardes et leur restauration, la disponibilité et les vérifications régulières. Aucun chiffrement au repos, certification ou niveau de disponibilité non confirmé n’est garanti par cette page.
Le client protège les comptes et appareils sous son contrôle, attribue les permissions nécessaires et retire les accès devenus inutiles. Il reste responsable du choix des lieux et publics devant lesquels ses données sont affichées.
5. Sous-traitants ultérieurs et localisation
Le prestataire d’hébergement déclaré est Contabo, désigné par l’exploitant comme « Contabo Europe », avec des serveurs en France. Cette désignation ne remplace pas le nom exact de l’entité contractante. Avant signature, la liste annexée doit préciser pour chaque prestataire son identité légale, sa mission, les données accessibles et les pays de traitement, y compris les services d’authentification, de messagerie et de sauvegarde lorsqu’ils traitent les données confiées.
L’exploitant déclare ne pas prévoir de transfert hors de l’Union européenne pour les données confiées. Ce périmètre doit être confirmé par les contrats, localisations et accès de support des prestataires avant signature ; le seul hébergement en France ne suffit pas à le démontrer. Un transfert futur doit faire l’objet d’instructions documentées et de garanties conformes au chapitre V du RGPD, sauf obligation légale applicable.
Le contrat peut prévoir une autorisation générale écrite portant sur la liste annexée. Dans ce cadre, DialloHooks informe le client au moins 30 jours avant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant, pour lui permettre de formuler une objection motivée liée à la protection des données. En cas d’objection non résolue, les parties conviennent d’une solution ou des modalités de cessation de la prestation concernée avant de confier les données au nouveau prestataire.
DialloHooks impose à ses sous-traitants les obligations de protection des données applicables à leur mission et demeure responsable envers le client du respect de leurs obligations de sous-traitance.
6. Assistance et violations de données
Les demandes du client sont adressées à [email protected]. DialloHooks apporte, compte tenu de la nature du traitement et des informations disponibles, son assistance pour les droits des personnes, la sécurité, les notifications de violations, les analyses d’impact et les consultations préalables prévues aux articles 32 à 36 du RGPD.
Une demande reçue directement d’une personne concernant les données confiées est transmise au client sans délai injustifié. DialloHooks ne statue pas à sa place, sauf instruction ou obligation légale. Les éventuelles modalités de facturation d’une assistance particulière doivent être précisées au contrat sans empêcher le respect des obligations légales.
DialloHooks notifie au client toute violation des données confiées sans délai injustifié après en avoir pris connaissance. Les informations communiquées, à mesure qu’elles sont disponibles, comprennent la nature de l’incident, les catégories et nombres approximatifs de personnes et d’enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et le contact de suivi. Le client reste chargé des notifications aux autorités et aux personnes lorsqu’elles sont requises ; son délai réglementaire ne constitue pas un délai accordé au sous-traitant pour l’avertir.
7. Restitution et suppression
À la fin du contrat, selon le choix du client, les données confiées sont restituées puis supprimées, ou directement supprimées, sauf obligation légale de conservation. Le client peut demander leur restitution dans les 30 jours suivant la fin du contrat. Le contrat doit prévoir un moyen sécurisé, un format exploitable et un délai de livraison convenu ; aucun export automatique déjà disponible n’est annoncé ici.
La suppression des données confiées dans la base active et des médias intervient au plus tard 60 jours après la fin du contrat. Les copies de sauvegarde concernées expirent au plus tard 90 jours après la fin du contrat ; elles ne sont pas utilisées à d’autres fins et une éventuelle restauration réapplique les suppressions. Les copies que le client conserve sur ses propres appareils ou systèmes restent sous son contrôle.
Ces délais sont des engagements contractuels à rendre opérationnels avant signature, non une description de purges déjà automatisées. Les données légalement conservées sont identifiées, isolées et limitées à cette obligation. Le sort des audits doit être défini dans le contrat selon leur finalité : ceux contenant des données confiées suivent les présentes instructions, sauf obligation légale documentée ; la durée des traces relevant des propres finalités de DialloHooks reste à préciser dans sa politique de confidentialité.
8. Informations et audits
DialloHooks met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord et permet les audits, y compris les inspections, conduits par le client ou un auditeur mandaté, et y contribue. Les modalités pratiques sont convenues avec confidentialité et protection des autres clients ; un examen documentaire peut constituer une première étape, sans supprimer le droit d’inspection ou les pouvoirs des autorités compétentes.
Les parties identifient au contrat leurs interlocuteurs, les instructions particulières, les mesures de sécurité et la liste des prestataires. Une vérification juridique et opérationnelle de ces annexes est nécessaire avant signature.